Materi MYOB Accounting SMK

Gambaran Umum MYOB Accounting


Sekilas MYOB Accounting
MYOB Accounting merupakan paket program komputer untuk olahdata akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuat oleh MYOB Limited Australia, selanjutnya software ini telah dipakai dan dikembangkan di beberapa negara lain. MYOB sudah menyediakan chart of account (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105 jenis perusahan.
MYOB Accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengan software sejenis, diantaranya :
• Mudah digunakan (user friendly), Mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang komputer dan akuntansi serta sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha.
• Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat, Terdiri dari berbagai jenis laporan keuangan dibuat secara otomatis, meliputi : neraca saldo, neraca, laporan rugi laba, laporan pembelian dan penjualan, daftar umur piutang, jurnal transaksi, persediaan barang dan sebagainya sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan.
• Kemampuan menampilkan data secara cepat dan mudah, Dilengkapi dengan fasilitas untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada layar komputer atau dicetak ke printer.
• Sistem sekuriti yang memadai, Dilengkapi dengan sistem sekuriti memadai berupa Password yang dapat ditentukan dalam beberapa level.
• Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft Excel dan Microsoft Word.
• Laporan keuangan komparasi, Menyajikan laporan keuangan komparasi baik neraca, laporan laba rugi maupun penjualan dengan data historis bulan lalu atau tahun sebelumnya.


Fasilitas dan Cara Kerja MYOB Accounting Plus V.12
Kelengkapan fasilitas MYOB Accounting Plus ditunjukkan dengan modul akuntansi yang dapat ditangani. Modul tersebut bekerja secara terpadu (integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh ke bagian yang lain (Linked Accounts). Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisien dengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan proses akuntansi (accounting process). Proses akuntansi dengan MYOB diawali dengan dicatat data awal perusahaan dan berakhir disusun laporan keuangan. Adapun penjelasan tentang fungsi masing-masing modul kaitannya dengan proses akuntansi menggunakan MYOB Accounting Plus V.12 adalah sebagai berikut:
Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berupa pencatatan rekening, proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalan transaksi.
Banking, Berfungsi untuk mencatat, mencetak bukti transaksi dan laporan keuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modul Chequebook.
Sales, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa.
Time Billing, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yang termasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu Time Billing (untuk MYOB V.13).
Purchases, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak bukti transaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.




Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan atau pegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13).
Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan, menentukan dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang.
Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok, data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang dagangan atau jasa.




Gambar 1 - Command Centre


Format Tanggal dan Simbol Mata Uang
Format tampilan tanggal dan simbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 01 November 2005, format yang dapat dipilih adalah 01/11/05, 01/11/2005 atau 11/01/2005. default simbol mata uang adalah $ (dollar), misalkan anda menuliskan angka 5000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $ 5,000. Format tanggal dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui Start Menu, pilih Control Panel pilih International Setting atau Regional & language Options dilanjutkan dengan mengklik tab Date & Currency atau Regional Options.




Gambar 2 - Control Panel , Regional & language Options
Gambar 3 - Date & Time Properties


Catatan: Dalam kasus latihan, di mana tanggal komputer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum Anda membuka program MYOB rubahlah setting date & time sesuai tanggal transaksi kasus latihan.






Bagan Tahapan Kegiatan Pemrosesan Data Akuntansi dengan Menggunakan Software MYOB Accounting






























































Catatan:
* Kegiatan 1 – 7 adalah Kegiatan Setup Data Awal Perusahaan
* Kegiatan 8 – 9 adalah Kegiatan Entry Data Transaksi Perusahaan
* Kegiatan 10 adalah Kegiatan Penyajian Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen Lainnya




Bekerja dengan MYOB Accounting V.12




Membuat Data Akuntansi Baru
Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan Program MYOB Accounting.
2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant ditampilkan:




Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information


Catatan: Dalam kasus ini, Company Name silahkan diisi dengan nama mahasiswa peserta praktikum komputer akuntansi diikuti 5 (lima) digit angka terakhir dari nomor mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar tidak keliru dengan data mahasiswa grup lain. Contoh: PT DEVA TEKTONIKA - 18566. Panjang karakter maksimal 40 (empat puluh).


3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT KHANSAINDO COMPUTAMA.
4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti tampak pada Gambar 4 di atas.
5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi, misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan Desember, proses pengolahan data dimulai bulan November tahun 2005. Current Financial Years diisi dengan 2005 dan Last Month of Financial Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari/November. Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun atau Thirteen apabila data penyesuaian baru diperlukan untuk setiap bulannya dalam satu periode akuntansi yang bersangkutan.




Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information


6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik < Back.




Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information


7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan, misalkan jika perusahaan bergerak dalam usaha catering pilih Catering Business. Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to import a list of account, karena perusahaan akan mengimpor data akun yang telah dimiliki atau baru akan merancang daftar rekening sendiri dan hanya membutuhkan daftar rekening yang saling terkait (linked account) saja.




Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List


8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang menawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka klik Change.
9. Kemudian muncul tampilan New – Save In, pilihlah Local Disk (D:) lalu buatlah folder baru dengan cara klik icon create new folder pada tampilan ini. Timpa langsung nama new folder dengan ketentuan sebagai berikut:
a. ketik kata Kompak diikuti 2 (dua) digit angka grup Anda tanpa spasi (misal: Kompak01, Kompak02, Kompak03, dst…),
b. Ketik tanda garis bawah dengan cara tekan tombol Shift + ketuk tombol minus,
c. Ketik kata Komp diikuti 2 (dua) digit nomor urut presensi atau computer yang anda pakai,
d. Ketik tanda garis bawah dilanjutkan dengan 5 (lima) digit terakhir dari nomor mahasiswa Anda.
e. Pastikan isian combo box file name berisikan nama perusahaan yang dijadikan kasus dalam praktikum ini (PT Khansaindo Computama). Setelah selesai klik Save.












Gambar 8 - New Company File Assistant, Company File


10. Klik tombol Next>, untuk create your company file.
11. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu oleh MYOB.
12. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command Centre seperti tampak pada Gambar 14.


Mengaktifkan MYOB Accounting
Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan dengan langkah :
1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul tampilan berikut:


Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting


2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file data PT KHANSAINDO COMPUTAMA.


Gambar 10 – Tampilan jendela cari file data


3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password seperti tampak pada Gambar 11, untuk latihan sementara langsung saja klik OK.


Gambar 11 - Tampilan Sign-On
Registrasi
Nomor register diisikan pada setiap data akuntansi yang dibuat, bukan pada saat program diinstall ke komputer. Sebuah data akuntansi tanpa nomor regristasi hanya dapat diaktifkan selama 25 kali, sehingga disarankan segera mengisi nomor registrasi tersebut. Batas untuk mengisikan data akuntansi maksimal 25 kali, melewati batas tersebut data akuntansi tidak dapat diaktifkan lagi. Proses pengisian nomor regristrasi dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan data akuntansi yang akan diisi nomor register. Sebuah kotak dialog yang menyarankan Anda untuk segera mengisi nomor register ditampilkan.


Gambar 12 - Kotak dialog Register
2. Klik tombol Enter Now, kotak dialog untuk pengisian nomor register ditampilkan.


Gambar 13 - Kotak dialog MYOB Accounting Registration
3. Isikan nomor register pada kotak isian Registration No. HE318XXXX (misalnya), diakhiri dengan mengklik tombol OK, proses pengisian nomor register selesai.






Modul Accounts




Accounts
Fasilitas yang terdapat dalam modul General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, mengaitkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya.


Mengaktifkan Data Akuntansi
Proses mengaktifkan data akuntansi dilakukan setelah program MYOB aktif, selanjutnya klik tombol Open your company file . Kemudian pada layar komputer akan muncul jendela UserID dan Password, sementara langsung saja klik OK. Selanjutnya ditampilkan data-data akuntansi yang sudah ada dan pernah dibuat sebelumnya dalam contoh kasus latihan ini adalah data akuntansi PT Khansaindo Computama yang tersimpan dalam File Name: PT KHANSAINDO COMPUTAMA dan Files of Type: MYOB Data (*.DAT) akan diaktifkan dengan langkah sorot file tersebut, dan tekan tombol OK atau klik ganda mouse kiri. Bila diperhatikan tampilan gambar dilayar yang muncul terdiri dari dua bagian :
• Pertama, baris menu yang terdiri dari : File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Windows, dan Help.
• Kedua, modul Commad Centre yang terdiri dari modul Account, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payrol, Inventory dan Card File.


Gambar 14 - Tampilan Menu Bar & Modul Command Centre


Accounts - Accounts List (Chart of Accounts)
Daftar rekening (chart of account) default ditampilkan dalam bahasa Inggris. Melalui pilihan Accounts - Account List Anda dapat mengganti nama, nomor, dan mengisi saldo rekening. Anda perhatikan pada bagian atas Jendela Account List terdapat beberapa kotak yang berisi tulisan Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income dan Other Expense, yang menunjukkan kelompok rekening.




Gambar 15 - Accounts List


Kelompok Rekening
Pencatatan kelompok rekening dalam MYOB pada prinsipnya dikelompokkan berdasarkan pada golongan rekening berikut :


Assets (aktiva) diawali dengan nomor rekening 1-
Liabilities (utang/kewajiban) diawali dengan nomor rekening 2-
Equity (modal/ekuitas) diawali dengan nomor rekening 3-
Income (pendapatan) diawali dengan nomor rekening 4-
Cost of Sales (hpp/hp produksi) diawali dengan nomor rekening 5-
Expenses (biaya) diawali dengan nomor rekening 6-
Other Income (pendapatan lain) diawali dengan nomor rekening 8-
Other Expense (biaya lain) diawali dengan nomor rekening 9-


Nomor rekening maksimal dapat dituliskan dalam lima digit angka, dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping itu rekening juga dikelompokkan dalam dua tipe yaitu Header dan Detail, tipe Detail dibagi dalam dua kelompok yaitu : Detail dan Detail Cheque atau Detail Credit Chart Account. Rekening tipe Header (induk) merupakan rekening yang masih memiliki sub-rekening dibawahnya, sedangkan rekening yang sudah tidak mempunyai sub-rekening lagi disebut dengan rekening tipe Detail. Dari sekian banyak rekening hanya sebagian rekening yang digunakan untuk mencatat penerimaan ataupun pengeluaran transaksi piutang dan utang dagang, rekening ini adalah rekening yang bertipe Detail Cheque. Sebagai penjelasan tentang level dan tipe rekening, perhatikan contoh struktur rekening berikut ini :
Rekening tipe Header tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalam kolom Balance pada dasarnya merupakan akumulasi saldo sub-rekening yang bersangkutan. Misal, pada sebuah data akuntansi, sub-rekening dari Bank adalah Bank Mandori dengan saldo Rp 5.000.000,00 dan Bank Raimon bersaldo Rp 15.000.000,00. Total jumlah kedua rekening bank adalah sebesar Rp20.000.000,00. Angka tersebut dapat ditampilkan pada saat laporan keuangan dicetak dengan cara mengklik kotak isian When Reporting, Generate a Subtotal for This Section hingga muncul tanda √ (centang) pada tampilan edit accounts, account information.








Untuk memulai pembuatan kode rekening dilakukan dengan cara:


Mencatat Rekening Baru
Pencatatan atau penambahan rekening baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut ini :
1. Pilih dan klik Modul Accounts, klik Accounts List.
2. Klik icon New, kotak dialog Edit Accounts ditampilkan.




Gambar 16 – Tampilan Edit Accounts


3. Tentukan tipe rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Accounts (Non Postable), Detail Accounts (Postable), atau Detail Cheque Accounts (Postable).
4. Klik salah satu pilihan kelompok rekening : Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Salr, Expense, Other Income, Other Expense pada Account Classification.
5. Tentukan nomor rekening pada kotak isian Account Number, nama rekenng pada kotak isian Account Name, dan saldo awal rekening (jika ada) pada kotak isian Opening Balance.
6. Klik tombol OK, proses pencatatan rekening selesai.


Mengganti Nama Rekening
Default nama rekening yang dibuat MYOB menggunakan bahasa Inggris, jika dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia. Penggantian nama rekening dilakukan dengan langkah :
1. Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain.
2. Klik tombol Edit atau klik ganda mouse Anda.
3. Ketik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Name dalam kotak dialog Edit Accounts, kemudian klik OK.


Menghapus Rekening
Rekening yang dapat dihapus adalah rekening yang bukan linked accounts (linked tax code), bersaldo nol, dan atau belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Proses penghapusan rekening dilakukan dengan langkah :
1. Aktifkan rekening yang akan dihapus (Sorot rekening dan klik tombol Edit atau klik ganda mouse).
2. Klik Edit yang terdapat dalam baris menu bar.
3. Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai.
4. Bila rekening yang akan dihapus berkaitan dengan linked accounts (linked tax code), maka rekening tersebut harus dilepas dahulu linked-nya. Untuk rekening yang akan dihapus dan terkait dengan linked account, lepas atau ganti rekening tersebut melalui menu bar Setup, Linked Accounts.




Gambar 17 – Tampilan menghapus rekening




Gambar 18 – Tampilan bila rekening yang dihapus merupakan linked account


Mengubah Tipe Rekening
Tipe rekening yang telah ditentukan dapat Anda ubah, misalnya dari rekening bertipe Header account (Non Postable) menjadi Detail Account (Postable) atau Detail Cheque Account (Postable). Perubahan rekening tipe Detail Account (Postable) menjadi Detail Cheque Account (Postable) atau sebaliknya dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan rekening yang akan diubah tipenya.
2. Klik salah satu kotak pilihan pada kotak dialog Edit Accounts.
3. Klik tombol OK.


Khusus untuk rekening dari tipe Detail Account (Posatable) dan Detail Cheque Account (Postable) yang akan diubah ke tipe Header Account (Non Postable) harus memenuhi syarat :
• Bersaldo nol, dan belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi.
• Jika level rekening tersebut adalah 4, sebelum perubahan tipe, rekening tersebut terlebih dahulu diubah menjadi ke level 3 atau level 2.


Mengubah Level Rekening
Struktur rekening dalam MYOB Accounting terdiri dari empat tingkatan atau level; level 1 diperuntukkan bagi rekening Aktiva, Utang atau Kewajiban, Modal atau Ekuitas, Pendapatan,Harga Pokok Penjualan, Biaya, Pendapatan Lain dan Biaya Lain. Rekening bertipe Header kecuali level 1 dapat menempati level 2 dan level 3, level 2 sampai level 4 diperuntukkan selain rekening yang telah disebutkan di atas yang bertipe Detail. Mengubah level rekening dilakukan dengan menyorot rekening yang bersangkutan dilanjutkan dengan menekan icon Up atau icon Down pada account list.


Anggaran Rekening
Sebagai alat kontrol keuangan, Anda dapat menganggarkan saldo masing-masing rekening dalam periode waktu bulanan. Pengisian data anggaran tersebut dilakukan dengan mengklik icon Budget yang terdapat dalam kotak dialog Edit Accounts.


Tugas 1: Susunlah kode rekening yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada tabel di bawah ini!


PT KHANSAINDO COMPUTAMA
Jl. Raya Jogja-Solo KM.9, No.1001
Yogyakarta – 55221
Accounts List Detail – dalam Ribuan Rp (000)
Acc. Account Type Dr/Cr Header/
Detail Level Cheque Balance Tax
Code
1-0000 Assets Asset Debit Header 1 N 2.900.612
1-1000 Current Assets Asset Debit Header 2 N 798.112
1-1100 Total Cash Asset Debit Header 3 N 482.112
1-1110 Cash in Bank Asset Debit Detail 4 Y 476.112 N-T
1-1120 Petty Cash Asset Debit Detail 4 Y 6.000 N-T
1-1130 Undeposited Funds Asset Debit Detail 4 Y - N-T
1-1210 Account Receivable Asset Debit Detail 3 N 110.000 N-T
1-1220 Allowance for Doubtful Debt Asset Debit Detail 3 N (9.000) N-T
1-1310 Merchandise Inventory Asset Debit Detail 3 N 171.000 N-T
1-1320 Supplies Asset Debit Detail 3 N 33.000 N-T
1-1410 Prepaid Insurance Asset Debit Detail 3 N 6.000 N-T
1-1420 Prepaid Rent Asset Debit Detail 3 N 5.000 N-T
1-2000 Long Term Investment Asset Debit Header 2 N 420.000
1-2100 Stock Investments Asset Debit Detail 3 N 420.000 N-T
1-3000 Fixed Assets Asset Debit Header 2 N 1.682.500
1-3100 Land Asset Debit Detail 3 N 750.000 N-T
1-3200 Building Asset Debit Header 3 N 508.500
1-3210 Building at Cost Asset Debit Detail 4 N 520.000 N-T
1-3220 Building Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (11.500) N-T
1-3300 Office Equipment Asset Debit Header 3 N 307.000
1-3310 Office Equipment at Cost Asset Debit Detail 4 N 330.000 N-T
1-3320 Office Equipment Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (23.000) N-T
1-3400 Vehicle Asset Debit Header 3 N 117.000
1-3410 Vehicle at Cost Asset Debit Detail 4 N 140.000 N-T
1-3420 Vehicle Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (23.000) N-T
2-0000 Liabilities Liability Credit Header 1 N 537.762
2-1000 Current Liabilities Liability Credit Header 2 N 237.762
2-1100 Credit Card Liability Credit Header 3 N 8.400
2-1110 Master Card Liability Credit Detail 4 Y 8.400 N-T
2-1210 Accounts Payable Liability Credit Detail 3 N 154.000 N-T
2-1310 Salaries Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1410 Dividend Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1510 VAT Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1520 Income Tax Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-1600 Value Added Tax Liability Credit Header 3 N 75.362
2-1610 VAT In Liability Credit Detail 4 N (92.238) N-T
2-1620 VAT Out Liability Credit Detail 4 N 167.600 N-T
2-1999 Other Current Liabilities Liability Credit Detail 3 N - N-T
2-2000 Long Term Liabilities Liability Credit Header 2 N 300.000
2-2100 Bank Loans Liability Credit Detail 3 N 300.000 N-T
3-0000 Equity Equity Credit Header 1 N 2.362.850
3-1100 Common Stock Equity Credit Detail 2 N 1.600.000 N-T
3-1300 Agio (Disagio) Equity Credit Detail 2 N 120.000 N-T
3-8000 Retained Earnings Equity Credit Detail 2 N 156.000 N-T
3-9000 Current Year Earnings Equity Credit Detail 2 N 486.850 N-T
3-9999 Historical Balancing Equity Credit Detail 2 N - N-T
4-0000 Income Income Credit Header 1 N 1.736.250
4-1100 Sales of Merchandise Income Credit Detail 2 N 1.491.000 N-T
4-1200 Service Income Income Credit Detail 2 N 210.000 N-T
4-2100 Freight Out Income Credit Detail 2 N 35.000 N-T
4-2200 Late Fee Incomes Income Credit Detail 2 N 250 N-T
5-0000 Cost Of Sales Cost of Sales Debit Header 1 N 929.500
5-1100 Cost of Goods Sold Cost of Sales Debit Detail 2 N 926.580 N-T
5-2000 Purchase Discount Cost of Sales Debit Detail 2 N (4.200) N-T
5-3000 Freight In Cost of Sales Debit Detail 2 N 7.120 N-T
6-0000 Expenses Expense Debit Header 1 N 332.900
6-1000 Sales & Promo Expense Expense Debit Header 2 N 117.500
6-1100 Advertising Expense Expense Debit Detail 3 N 48.000 N-T
6-1200 In Store Promotion Expense Expense Debit Detail 3 N 20.000 N-T
6-1300 Sales Discount Expense Debit Detail 3 N 25.000 N-T
6-1400 Sales Salaries Expense Expense Debit Detail 3 N 24.500 N-T
6-1900 Other Sales Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T
6-2000 General & Adm. Expense Expense Debit Header 2 N 172.500
6-2100 Telephone Expense Expense Debit Detail 3 N 26.800 N-T
6-2200 Maint. & Repair Expense Expense Debit Detail 3 N 44.000 N-T
6-2300 Rent Expense Expense Debit Detail 3 N 25.000 N-T
6-2400 Supplies Expense Expense Debit Detail 3 N 15.200 N-T
6-2500 Elect. & Water Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T
6-2600 Bad Debt Expense Debit Detail 3 N 4.000 N-T
6-2700 Insurance Expense Expense Debit Detail 3 N 29.000 N-T
6-2800 Depreciation Expense Expense Debit Detail 3 N 27.500 N-T
6-2900 Late Fee Expense Expense Debit Detail 3 N 1.000 N-T
6-2999 Other General & Adm. Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T
6-3100 Utility Expense Expense Debit Detail 2 N 22.400 N-T
6-4100 Income Tax Expense Expense Debit Detail 2 N - N-T
6-5100 Wages & Salaries Expense Debit Detail 2 N 20.500 N-T
6-5200 Other Employer Expenses Expense Debit Detail 2 N - N-T
8-0000 Other Income Other Income Credit Header 1 N 35.000
8-1000 Interest Income Other Income Credit Detail 2 N 11.000 N-T
8-2000 Dividend Income Other Income Credit Detail 2 N 24.000 N-T
8-3000 Gain on Sales of Fixed Assets Other Income Credit Detail 2 N - N-T
8-4000 Gain on Sales of Stock Invest. Other Income Credit Detail 2 N - N-T
9-0000 Other Expenses Other Expense Debit Header 1 N 22.000
9-1000 Interest Expense Other Expense Debit Detail 2 N 9.000 N-T
9-2000 Bank Service Charge Other Expense Debit Detail 2 N 13.000 N-T
Keterangan: Untuk rekening type Header, saldonya otomatis muncul (tidak perlu entry saldo awal untuk rekening tersebut).
Tabel 1 – Daftar Kode Rekening dan Neraca Saldo Per 30 November 2005




Linked Accounts


Jumlah rekening dalam suatu perusahaan sangat tergantung pada kebutuhan untuk mencatat transaksi, sehingga untuk jenis perusahaan yang sama sangat mungkin memiliki jumlah rekening berbeda. Tidak ada teori yang menentukan berapa banyak jumlah rekening dalam suatu perusahaan, semua tergantung pada kebutuhan perusahaan. Apabila anda akan menggunakan program akuntansi sebaiknya lebih dulu menyusun daftar rekening. Sebagai pedoman, Anda dapat mencetak daftar rekening contoh dalam MYOB yang disertakan dalam memilih jenis perusahaan sesuai kegiatan pada saat proses pembuatan data akuntansi (bahasa Inggris). Berdasarkan rekening contoh tersebut, Anda dapat memodifikasi nama dan menentukan jumlah rekening yang dibutuhkan, rekening tersebut biasanya dicatat dalam sebuah daftar rekening atau chart of account. Sebagian rekening dalam chart of account yang terdapat dalam data MYOB saling terkait dengan rekening lain (linked accounts). Keterkaitan rekening tersebut berfungsi mengkoordinasikan beberapa nomor rekening untuk penyusunan laporan keuangan.
Rekening yang saling terkait tersebut sudah disiapkan oleh MYOB apabila pencatatan data akuntansi menggunakan rekening contoh (bahasa Inggris). Persoalan yang timbul untuk penerapan disuatu perusahaan biasanya rekening contoh tersebut dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik nama maupun nomor rekening. Dengan demikian tentu saja nomor rekening yang saling terkait tersebut juga mengalami penyesuaian. Rekening yang saling terkait dikelompokkan menjadi empat yaitu :
1. Account & Banking Accounts
o Equity Accounts for Current Earnings, diisi dengan nomor rekening laba periode berjalan
o Equity Accounts for Retained Earnings, diisi dengan nomor rekening laba ditahan
o Equity Accounts for Historical Balancing, diisi dengan nomor rekening saldo penyeimbang.
o Cheque Account for Electronic Payment, diisi dengan nomor rekening Kas Bank
o Cheque Account for Undeposited Fund diisi dengan nomor rekening Kas Sementara




Gambar 19 – Setup Accounts & Banking Linked Accounts


2. Sales Accounts
o Asset Account for Tracking Receivables, diisi dengan nomor rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha dengan tipe Detail Account.
o Cheque Account for Customer Receipts, diisi dengan nomor rekening untuk mencatat penerimaan uang/cek dari pelanggan. Rekening bertipe Detail Cheque Account.
o I charge freight on sales, diisi dengan nomor rekening bertipe Detail Account dari kelompok pendapatan untuk mencatat pendapatan angkut barang.
o I track deposits collected from customers, diisi dengan nomor rekening bertipe Detial Account kelompok Utang atau Kewajiban untuk mencatat penerimaan uang muka dari pelanggan.
o I give discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potongan penjualan. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atau Biaya/beban.
o I assess charge for late payment, diisi dengan nomor rekening pendapatan dari denda keterlambatan bayar oleh konsumen, dalam contoh dicatat dalam Pendapatan Lain-lain


Gambar 20 – Setup Sales Linked Accounts
3. Purchases Accounts
o Liability Account for Tracking Payables, diisi dengan nomor rekening Utang Dagang dengan tipe Detail Account.
o Cheque Account for Paying Bills, diisi dengan nomor rekening untuk pembayaran kepada pemasok. Rekening bertipe Detail Cheque Account.
o I pay freight on purchases, diisi dengan nomor rekening ongkos angkut pembelian barang. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atau Biaya/beban.
o I track deposits paid to supplier, diisi dengan nomor rekening untuk mencatat pembayaran uang muka ke pemasok.
o I take discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potongan pembelian.
o I pay charges for late payment, diisi dengan nomor rekening untuk membayar denda keterlambatan pembayaran kepada pemasok.




Gambar 21 – Setup Purchases Linked Accounts


4. Payroll Accounts (untuk MYOB V.13)
o Payroll Cheque Account, diisi dengan rekening yang digunakan untuk membayar pengeluaran yang tercantum dalam daftar gaji.
o Default Employer Expense Account, biasanya diisi dengan rekening pembebanan atau biaya pensiun karyawan.
o Default Wages Expense Account, diisi dengan rekening untuk pembebanan biaya gaji/upah.
o Default tax/Deductions payable Accounts, diisi dengan nomor rekening pajak penghasilan yang dibayar karyawan/pegawai.




Gambar 22 – Setup Purchases Linked Accounts
Tugas 2: Pasanglah rekening-rekening linked accounts yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada gambar 19 s/d 22 di atas!


Linked Tax Code
Value Added Tax (VAT) atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN)


Pajak Pertambahan Nilai – PPN / VAT
Salah satu jenis pajak yang telah dikenal secara luas dalam dunia bisnis adalah Pajak Pertambahan Nilai (Value-added taxes atau VAT) yang biasa disingkat PPN. Negara: Singapura, Selandia Baru, Inggris, Uni Eropa dan Afrika Selatan menggunakan istilah VAT (value-added taxes) sedangkan Australia (pembuat sofware MYOB) menggunakan istilah GST (good & services tax). Istilah GST inilah yang nanti Anda temukan pada MYOB, bukan singkatan VAT dalam mengisi tabel pajak. Istilah yang populer terkait dengan PPN adalah Pajak Masukan dan Pajak Keluaran. Pajak Masukan/VAT In adalah PPN yang dibayar oleh PKP pada waktu pembelian barang kena pajak, penerimaan jasa kena pajak, atau impor barang kena pajak. Pajak Keluaran/VAT Out adalah PPN yang dipungut oleh PKP pada waktu penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak.


Utang PPN atau VAT Payable
Salah satu fasilitas yang dimiliki MYOB versi 12 terkait dengan pajak pertambahan nilai adalah pencatatan PPN Masukan/VAT In dan PPN Keluaran/VAT Out yang secara otomatis terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang atau jasa kena pajak. Perusahaan dapat merancang daftar rekening agar setiap saat dapat melihat saldo Utang PPN yang merupakan selisih antara PPN Keluaran/VAT In dan PPN Masukan/VAT Out. Data akuntansi dalam rekening yang dibuat oleh MYOB menggunakan istlah rekening GST Collected on Sales (PPN Keluaran) dan GST Paid on Purchases (PPN Masukan). Kedua rekening tersebut termasuk dalam kelompok Utang atau Kewajiban (Liability), setiap kali terjadi transaksi pembelian, saldo rekening GST Paid on Purchase menunjukkan angka negatif dan jika terjadi transaksi penjualan, saldo rekening GST Collected on Sales menunjukkan angka positif. Selisih angka kedua rekening tersebut tercantum dalam saldo pada rekening GST Liabilities (Value Added Tax).


Mengaitkan Rekening PPN/VAT dengan Kode Pajak
Saldo rekening PPN Masukan/VAT In dan PPN Keluaran/VAT Out akan terpengaruh oleh transaksi pembelian atau penjualan barang/jasa kena pajak apabila telah terkait dengan kode pajak. Untuk mengaitkan rekening tersebut dengan kode pajak, Anda dapat menggunakan kode GST yang telah disediakan oleh MYOB. Apabila Anda menghendaki istilah tersebut dengan PPN (Pajak Pertambahan Nilai), Anda dapat mengganti istilah GST dengan PPN/VAT atau dengan membuat kode pajak baru – PPN. Penggantian istilah GST (goods & services taxes) menjadi PPN/VAT dilakukan dengan mengaktifkan kode pajak GST dan mengganti GST dengan PPN/VAT pada kotak isian Tax Code yang terdapat dalam kotak dialog Tax Information. Sedangkan proses pembuatan kode pajak baru (dalam kasus ini PPN/VAT) dilakukan dengan langkah :
1. Pilih dan klik menu List pada tampilan menu bar – Tax Codes. Kotak dialog Tax Code List ditampilkan, Anda perhatikan isian kode pajak disesuaikan dengan yang berlaku di Australia.
2. Klik icon New. Kotak dialog Tax Code Information ditampilkan.
3. Isikan data sesuai dengan yang Anda maksudkan seperti berikut ini:
• Tax Code : diisi dengan kode pajak, dalam kasus ini PPN/VAT.
• Description, diisi dengan penjelasan sesuai dengan kode pajak yang telah diisikan pada Tax Code, dalam kasus ini Pajak Pertambahan Nilai/Value Added.
• Tax Type : klik drop-down dan pilih salah satu tipe pajak dalam kasus ini Goods & Services Tax
• Rate, diisi dengan tarif pajak, dalam kasus ini tarif PPN adalah 10%.
• Linked Account for Tax Collected :diisi dengan nomor rekening PPN Keluaran/VAT Out, isian inilah yang mengaitkan tabel pajak – PPN/VAT dengan rekening PPN Keluaran/VAT Out.
• Linked Account for Tax Paid: diisi dengan nomor rekening PPN Masukan/VAT In, isian inilah yang mengaikan tabel pajak – PPN/VAT dengan rekening PPN Masukan/VAT
In.
4. Klik tombol OK, proses pencatatan pajak dengan kode PPN/VAT selesai. Kode PPN/VAT tersebut selanjutnya tercantum dalam tabel pajak pada Tax Code List.




Gambar 23 – Tampilan membuat Tax Code baru






Gambar 24 – Tampilan menghapus Tax Code
Tugas 3: Buatlah kode pajak yang diperlukan PT Khansaindo Computama seperti tampak pada gambar 23 di atas!










Backup dan Restore
Fasilitas Backup berfungsi untuk mem-backup data (membuat data cadangan) melalui proses pengompresan (pengecilan size file) data, sehingga dapat dibawa atau disimpan ke dalam media yang aman dan lebih kecil ukuran kapasitas memorinya. Backup data sebaiknya disimpan pada storage/drive/directory/komputer yang lain dengan data aslinya dan dilakukan sesering mungkin secara periodik (setiap hari misalnya). Hal ini diperlukan guna mengantisipasi jika data asli yang sedang diproses mengalami kegagalan atau kerusakan, sehingga dapat dilakukan restore kembali dengan menggunakan data backup dari komputer yang lain sekalipun. Selain membuat backup data ke storage lain, juga disarankan untuk menyimpan data backup di ruang atau bahkan di gedung yang terpisah. Hal ini berguna untuk menghindari kehilangan data karena pencurian, kebakaran, dan bencana alam.
Adapun langkah-langkah untuk mem-backup file data akuntansi yang diproses dengan sortware MYOB Accounting adalah sebagai berikut:
1. Dari menu bar klik File, lalu pilih Backup, selanjutnya pada layar muncul tampilan berikut:


Gambar 25 – Tampilan Backup File Data


2. Pilih Backup Company File only dan Do not check Company for errors, dilanjutkan dengan mengklik tombol Continue, selanjutnya komputer akan memproses dan di layar muncul tampilan:


Gambar 26 – Tampilan Backup “Save In”
3. Klik drop down pada combo box isian Save In misal pilih tempat penyimpanan file data di disket 3½Floppy(A:).
4. Bila Anda perhatikan File Name dalam keadaan default dinamai MYOBXX##, empat angka di belakang MYOB menunjukkan tanggal dan bulan (atau bulan dan tanggal) Pem-backup-an file data, sebagai contoh MYOB0603; berarti menunjukkan data tersebut di-backup pada tanggal 03 Juni. Untuk mengganti nama file tersebut, ketik Nama File dengan nama Anda diikuti 5 (lima) digit terakhir nomor mahasiswa dan urutan tugas atau tanggal transaksi nantinya (misal: DEVA_18566_Tugas3).
5. Klik Save, lalu klik OK dan proses backup selesai.


Restore
Menu Restore merupakan fasilitas yang berfungsi untuk mengembalikan file data yang hilang atau rusak karena satu dan lain hal, atau juga Anda ingin membuka file data pada computer lain yang tidak terhubung dengan jaringan. Untuk dapat melakukan restore dengan baik, maka Anda harus memenuhi beberapa syarat dan tahapan me-restore file data sebagai berikut:
1. Anda harus sudah mempunyai file backup (nama file.ZIP) lengkap/tidak corrupt yang akan direstore datanya.
2. Anda harus sudah membuka salah satu data MYOB. Bila belum, Anda bisa buka file data melalui klik Explore the sample company > klik OK > klik No, sehingga muncul tampilan menu Command Centre perusahaan sampel Clearwater Pty. Ltd.
3. Klik menu File > pilih Restore, selanjutnya komputer akan menonaktifkan dan menghapus data akuntansi yang sedang aktif, pilih Yes atau No untuk melakukan backup atau tidak atas file yang hendak dinonaktifkan sebelum restore.


Gambar 27 – Tampilan Restore “konfirmasi backup“


4. Dalam kasus ini pilihlah No, selanjutnya pada layar muncul tampilan seperti pada gambar berikut ini:


Gambar 28 – Tampilan pilih file yang akan di-restore


5. Pilih file yang akan di-restore, dilanjutkan dengan mengklik tombol Open, tunggu sesaat sehingga muncul tampilan seperti dalam gambar berikut ini:


Gambar 28 – Tampilan pilih file yang akan di-restore


6. Klik tombol Save jika kita menyetujui nama file dan posisi drive yang ditawarkan MYOB atau ganti dengan posisi subdirektori yang lain (Kompak??_Komp##_*****) dan nama file lain (tidak boleh sama dengan nama file.DAT yang sudah ada di folder Anda).
7. Klik OK untuk menyetujui konfirmasi tentang keyakinan Anda akan informasi file data baru hasil restore dan directory serta foldernya apakah sudah benar, proses restore selesai.












Modul Card File


Card File
Modul Card File berfungsi seperti kartu yang digunakan untuk mencatat data atau informasi yang meliputi nama, alamat, dan data lain seperti dalam catatan akuntansi manual; meliputi: kartu utang, kartu piutang, karyawan dan data personal. Dari tujuh modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak berujung ke Transaction Journal, sehingga tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan.




Gambar 29 – Modul Card File


Card List
Terdiri dari empat kelompok yaitu: Customer, Supplier, Employee, dan Personal yang ditampilkan dalam satu form All Cards. Dari empat kelompok di atas, ada dua kelompok yang memiliki saldo (balance) yakni: kelompok Supplier (utang dagang) dan kelompok Customer (piutang dagang).




Gambar 30 – Form Card List


Mengisi Kartu Piutang – New, Card List, Customer
Pengisian kartu piutang (customer card) yang berisi data nama dan alamat konsumen, termin dan sebagainya dilakukan dengan langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik Card File – Cards List. Kotak dialog Form Cards List ditampilkan gambar 26.
2. Klik icon New. Kotak dialog Card Information pada posisi tab Profile ditampilkan.




Gambar 31 – Form Card List > Profile “Customer”


3. Profile - Isi data tentang pelanggan (customer) berikut ini:
• Card Type : pilih salah satu tipe kartu : Customer, Vendor, Employee atau personal.
• A/R Balance : (saldo piutang) atau A/P Balance : (saldo utang) secara otomatis terisi saldo apabila tipe kartu Customer atau Vendor.
• Designation, klik pilihan Company jika data yang dicantumkan dalam kartu merupakan perusahaan dan pilih Individual kalau jika data yang dicantumkan dalam kartu merupakan identitas perseorangan. Selanjutnya isi nama pada kotak isian Name.
• Card ID, diisikan dengan kode masing masing pemilik kartu.
• Location, Anda dapat mengisikan lebih dari satu alamat dengan cara mengganti addres1-Bill to alamat penagihan faktur, 2-Ship to alamat pengiriman barang, 3, 4, dan 5 sebagai alamat alternatif lainnya.
• Kotak isian Address : diisi dengan alamat sesuai dengan yang telah diisikan dalam informasi lokasi di atas.
• City : diisi dengan kota tempat domisili.
• State : diisi dengan negara bagian atau propinsi (di Indonesia).
• Post code : diisi dengan kode pos sesuai dengan kota yang diisikan pada isian City.
• Phone #1 : , Phone #2 dan Phone #3 ; diisi dengan nomor telepon.
• Fax # diisi dengan nomor facsimile.
• Contact Name : diisi dengan nama untuk kontak personal.




Gambar 32 – Form Card List > Selling Detail “Customer”




4. Selanjutnya klik tab Selling Details - isikan Customer Terms Information :
• Pada kotak pilihan Payment is Due : pilih syarat pembayarannya
• Pada kotak isian Discunt Days : isi jangka waktu periode untuk mendapatkan potongan pembayaran.
• Pada kotak isian Balance Due Days : isi jangka waktu (hari) batas pembayaran kredit.
• Pada kotak isian % Discount for Early Payment : isi persentase potongan pembayaran yang diberikan jika membayar dalam periode potongan.
• Pada kotak isian % Monthly Charge for Late Payment : isi persentase denda keterlambatan membayar jika konsumen membayar melewati masa kredit.
• % Volume Discount : isi dengan % volume diskon yang diberikan.




Setting Default Termin Pembayaran
Pengisian Customer Terms Information sebenarnya dapat dilakukan secara otomatis. Untuk melakukan otomatisasi pengisian termin pelanggan dilakukan melalui menu bar Setup, Preferences, Sales, Terms. Demikian pula dengan termin untuk pemasok dapat dilakukan melalui menu bar Setup, Preferences, Purchases, Terms.




























Gambar 33 – Setup Preferences “Sales”






Gambar 34 – Setup Preferences “Credit Terms”




Mengisi Kartu Utang – New, Card List, Supplier
Pengisian kartu utang (supplier card) yang berisi data nama dan alamat konsumen, termin dan sebagainya dilakukan dengan langkah yang kurang lebihnya sama dengan cara pengisian kartu piutang.


Tugas 4: a. Buatlah data customers, dan suppliers (termasuk default termin pembayaran baik untuk customer maupun supplier) dengan menggunakan informasi yang ada pada tabel berikut, sehingga tampak seperti gambar 30 - 34 di atas!
b. Lakukan backup file data sampai dengan tugas 4!


Daftar Pelanggan & Saldo Account Receivable per 30 November 2005
Kode CUS 001 CUS 002 CUS 003 CUS 004
Nama CV. Surya Telematika Portable Outlet Centre Toko Kharuan Jaya Penjualan Tunai
Alamat Malioboro Mall I/3 Lt.1 Jln. Kyai Mojo 119 Jln. Mangkubumi 3 -
Kota Yogyakarta Yogyakarta Yogyakarta -
Phone 0274 531 922 0274 547 432 0274 589 724 -
Tgl. Inv. 19/11/2005 30/11/2005 21/11/2005 -
No. Inv. FPJ-123 FPJA-012 FPJT-234 -
So. Awal Rp33.000.000,00 Rp55.000.000,00 Rp22.000.000,00 -
Total Saldo Piutang Dagang Rp110.000.000,00 -
Tabel 2 – Data Customer (saldo sudah termasuk PPN)


Daftar Pemasok & Saldo Account Payable per 30 November 2005
Kode SUP 001 SUP 002 SUP 003
Nama PT. Glenmore Computa PT. Buana Komputindo PT. Hi-Tech Portables
Alamat Jl. Tubagus Angke 101 Pertokoan Mangga Besar Blok Q-9 Jl. Rawa Mangu I/212, Pulogadung
Kota Tangerang Jakarta Jakarta
Phone 021 - 7296 8311 021 - 573 2406 021 – 633 7514
Tgl. Faktur 29/11/2005 09/11/2005 15/11/2005
No. Faktur FPBX-057 FPBN-141 FPBB-033
So. Awal Rp27.500.000,00 Rp55.000.000,00 Rp71.500.000,00
Total Saldo Utang Dagang Rp154.000.000,00
Tabel 3 – Data Supplier (saldo sudah termasuk PPN)




Modul Inventory


Modul Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan, fungsi menu Inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual.


Items List
Fasilitas Items List digunakan untuk mencatat barang atau jasa yang diperdagangkan meliputi:
1. Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali dan nilai barang dicatat dalam persediaan.
2. Mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan kantor.
3. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputer yang dirakit dari beberapa komponen.
4. Mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk, misal casing, board, processor, disk drive, keyboard dan sebagainya yang merupakan komponen untuk merakit sebuah komputer.
5. Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen.




Gambar 35 – Item List


Perusahaan dagang aktivitas utamanya adalah membeli barang dan menjual kembali kepada konsumen tanpa proses lebih lanjut. Proses pencatatan pembelian barang yang diperdagangkan dicatat melalui menu Purchases dan penjualan tersebut dicatat melalui menu Sales. Pencatatan pembelian maupun penjualan dalam MYOB identik dengan mengisi faktur dalam transaksi manual, informasi yang diisikan antara lain adalah kode barang, nama barang dan harga (jual atau beli). Sebelum proses pengisian pada faktur tersebut dilakukan, maka lebih dulu data tentang barang atau jasa yang diperjualbelikan harus dimasukkan ke komputer dengan cara:
1. Melalui Menu Bar – klik Lists, Items, New atau melalui Command Centre - klik Inventory, Items List, New maka akan ditampilkan jendela item information pada posisi tab Profile lalu isikan informasi yang berkaitan dengan sediaan, yaitu:
 Item Number, diisi dengan nomor atau kode barang
 Name, diisi dengan nama barang
 I buy This Item, klik kotak isian ini jika Anda membeli barang untuk diperjualbelikan kembali
 I Sell This Item, klik kotak isian ini untuk barang yang diperjualbelikan kembali.
 I Inventory This Item, klik kotak isian ini bila nilai barang yang diperjualbelikan dicatat dalam rekening Persediaan (Inventory).
Kotak pilihan berikut ini terkait dengan kotak isian diatas, intinya Anda diminta memilih rekening untuk membukukan :
 Costs of Sales Account, pilih nomor rekening untuk membukukan Harga Pokok Penjualan/HPP (cost of Sales – 5xxxx).
 Income Account for Tracking Sales, pilih nomor rekening untuk membukukan hasil penjualan barang yang merupakan bagian dari kelompok Pendapatan (Income – 4xxxx).
 Assets Account from Item Inventory, pilih nomor rekening untuk membukukan Persediaan Barang yang merupakan bagian dari kelompok Aktiva (Assets – 1-xxxx).


Khusus item jasa (service) hanya dapat dijual saja. Anda hanya perlu mengisikan kode jasa, nama jasa, dan aktifkan field Sell This Item saja sehingga tab Buying Details dihilangkan. Kemudian pilih kode rekening yang digunakan dalam transaksi penjualan jasa tersebut. Informasi selanjutnya yang harus didisi adalah tab Selling Details.




Gambar 36 – Item List ”Jasa/Service”






Gambar 37 – Item Information “Profile”


Catatan: Gunakan fasilitas Copy From pada tampilan Item Information – Profile untuk menyalin beberapa default atas item tersebut pada item lain berikutnya. Bila hal ini dilakukan akan mempercepat proses pengisian item barang yang sejenis.


2. Selanjutnya klik tab Buying Details, kemudian isikan informasi berikut ini:
 Buying Unit of Measure, diisi dengan satuan unit barang yang dibeli, misalkan Unit.
 Number of Item per Buying Unit, diisi unit item barang yang dibeli, misal 1.
 Tax Code When Bought, diisi kode pajak pembelian barang (PPN masukan/VAT In).
Bagian Optional Restocking Information for the To Do List dapat Anda isikan informasi :
 Minimum Level for Restocking Alert, diisi dengan kauntitas persediaan minimum untuk suatu jenis barang.
 Primary Vendor for Reorders, klik drop-down (tanda panah ke bawah) untuk mengisi pemasok utama (setelah sebelumnya diisi melalui menu Card – Vendor) barang yang bersangkutan.
 Vendor Item Number, diisi dengan nomor atau kode pemasok sesuai isian pada Primary Vendor for Reorders.
 Default Reorder Quantity, diisi kuantitas pengisian kembali suatu barang setelah mencapai persediaan minimum.




Gambar 38 – Item Information “Buying Details”


3. Selanjutnya klik tab selling Details, kemudian isikan informasi berikut ini:
 Base Selling Price, diisi dengan harga jual barang (lihat tabel 4) yang bersangkutan. Angka ini akan muncul pada kolom price dalam faktur penjualan.
 Selling Unit of Measure, diisi dengan satuan unit barang yang dijual, misalkan Unit
 Number of Item per Selling Unit, diisi dengan unit item barang yang dijual, misal 1.
 Tax Code When Bought, diisi dengan kode pajak penjualan barang (PPN keluaran/VAT Out).
 Inclusive/Exclusive, pilihan untuk menentukan apakah harga yang ditetapkan pada Base Selling Price sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (Exlusive). Bila kotak tersedia terdapat tanda centang berarti Inclusive, bila tidak ada tanda centang berarti Exclusive.
 Calculate Sales Tax on, klik salah satu pilihan apakah PPN/VAT diperhitungkan dari Base Selling Price atau dari Actual Selling Price atas barang yang dijual.




Gambar 39 – Item Information “Selling Details”
4. Kotak dialog tab History menampilkan data barang berupa : pembelian (unit – bought dan nilai pembelian – purchases), penjualan (unit – sold dan nilai penjualan –sales) serta harga pokok penjualan (sales of sales) pada suatu tahun (financial years) tertentu.
5. Kotak dialog tab Auto Build digunakan untuk menampilkan barang hasil penggabungan beberapa jenis barang menjadi satu jenis barang baru dengan fasilitas Auto-Build Inventory. Sebagai contoh untuk satu unit komputer terdiri dari beberapa komponen barang dapat diurai menjadi monitor, keyboard, casing, motherboard, diskdrive/cddrive, CD Rom dan komponen lain.


Set Item Prices
Fasilitas Set Item Price berfungsi untuk mengubah harga jual dan menentukan metoda pembebanan harga pokok penjualan. Metode yang dapat dipilih adalah Last Cost (LIFO) dan Avg. Cost (Average Cost), untuk memilih metode yang digunakan, klik icon bersangkutan.


Shortcuts
Pada jendela Set Item Price Anda dapat memanfatkan icon Shortcuts untuk mengubah harga jual, Anda dapat mengubah harga jual barang tertentu atau seluruh barang yang diperdagangkan berdasarkan persentase marjin, markup atau laba kotor berdasarkan harga beli barang yang bersangkutan.


Tugas 5: Buatlah data persediaan barang dagangan dan jasa PT Khansaindo Computama dengan menggunakan informasi yang ada pada tabel berikut, sehingga tampak seperti gambar 35 di atas dan lakukan backup file data sampai dengan tugas 5!


Daftar Persediaan Barang Dagangan &Saldo Inventory per 30 November 2005
Kode Prnt 001 Prnt 002 N-EPC 001 N-EPC 002 N-PC 001
Nama HP Printer PSC 1315 HP Printer PSC 1402 HP Pavilion dv 1121 Entertaintment PC HP Pavilion dv 4126 AP Entertaintment PC HP Pavilion zt 3315 N PC
Satuan Unit Unit Unit Unit Unit
Harga Jual Rp390.000,00 Rp300.000,00 Rp6.180.000,00 Rp7.860.000,00 Rp6.540.000,00
Harga Beli Per Unit Rp325.000,00 Rp250.000,00 Rp5.150.000,00 Rp6.550.000,00 Rp 5.450.000,00
Jumlah Stock 10 10 9 9 11
Nilai Stock Rp3.250.000,00 Rp2.500.000,00 Rp46.350.000,00 Rp58.950.000,00 Rp59.950.000,00
Total Persediaan Barang Dagangan Rp171.000.000,00
Daftar Jasa PT Khansaindo Computama
Kode Serv 001 Serv 002 Serv 003
Nama Service Komputer Pelatihan Komputer Office Pelatihan Komputer Akuntansi
Satuan Paket Paket Paket
Tarif/Orang Rp50.000,00 Rp500.000,00 Rp750.000,00
Tabel 4 – Data Persediaan Barang Dagangan & Jasa (saldo belum termasuk PPN)




Mencatat Saldo Awal


Saldo awal di sini diartikan sebagai saldo awal periode akuntansi atau saldo suatu rekening pada saat dimulai proses pencatatan akuntansi dengan MYOB Accounting. Misal, selama ini setiap transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan dicatat secara manual dan sudah berlangsung beberapa tahun, terhitung sejak 01 Desember 2005 perusahaan mengganti proses pencatatan akuntansi dari cara manual dengan program komputer akuntansi-MYOB Accounting. Langkah yang harus dilakukan adalah memindahkan data akuntansi meliputi : daftar rekening beserta saldonya, data pelanggan, data pemasok, data barang/jasa yang diperdagangkan dan sebagainya.


Rekening Riil
Rekening riil atau rekening neraca adalah rekening-rekening yang pada akhir periode akuntansi dilaporkan dalam neraca. Kelompok yang termasuk dalam rekening riil adalah : aktiva, utang atau kewajiban dan modal atau equitas. Pencatatan saldo awal rekening riil dalam MYOB Accounting dapat dikelompokkan menjadi empat, yaitu :
1. Saldo awal selain rekening : Piutang Dagang, Utang Dagang dan Persediaan. Pencatatan saldo awal rekening jenis ini dapat langsung diisi pada kolom Opening Balance pada kotak dialog Edit Accounts atau melalui menu Setup – Balances – Account Opening Balances.
2. Saldo awal rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha. Proses pengisian saldo awal rekening Piutang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Piutang.
3. Saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha. Proses pengisian saldo awal rekening Utang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo awal tersebut selanjutnya dicatat ke dalam masing-masing Kartu Utang.
4. Saldo awal rekening Persediaan Barang Dagangan. Proses pengisian saldo awal rekening Persediaan Barang Dagangan adalah dengan mengisi saldo awal seperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo rekening tersebut selanjutnya dicatat melalui Kartu Persediaan.




Gambar 40 – Memasukkan Saldo Awal Rekening Neraca




Mencatat Saldo Awal
Selain rekening Piutang Dagang, Utang Dagang dan Persediaan
Proses pencatatan saldo awal dapat dilakukan dalam dua cara berikut ini.
Cara pertama dilakukan dengan langkah :
1. Pilih dan klik modul Account – Account List.
2. Aktifkan rekening yang akan diisi saldo awal (bertipe Detail)
3. Isi saldo awal pada kotak isian Opening Balance dalam kotak dialog Edit Accounts.
4. Klik tombol OK
Cara kedua dilakukan dengan langkah :
1. Klik menu Setup pada baris menu bar.
2. Pilih dan klik Balances – Account Opening Balances. Kotak dialog Account Opening Balances ditampilkan.
3. Isi saldo awal rekening pada kolom Opening Balance.
4. Klik tombol OK


Saldo Rekening Piutang Dagang
Pencatatan data ke dalam saldo rekening Piutang Dagang dilakukan dengan langkah :
1. Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu
2. Pilih dan klik Balance – Account Opening Balances. Kotak dialog Account Opening Balances ditampilkan.
3. Isi angka saldo pada rekening Piutang Dagang yang terdapat dalam kotak dialog Account Opening Balances.
4. Klik tombol OK


Saldo Pelanggan
Data masing-masing pelanggan (saldo masih nol) sebekum pencatatan saldo awal. Pencatatan saldo awal masing-masing kartu pelanggan dilakukan dengan langkah :
1. Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu.
2. Pilih dan klik Balances – Customer Balances. Kotak dialog Customer Balances yang berisi data kartu pelanggan beserta saldonya ditampilkan.




Gambar 41 – Daftar Kartu Piutang & Saldo Pelanggan


3. Pilih salah satu atau klik ganda nama pelanggan yang hendak diisikan saldo awalnya.
4. Klik tombol Add Sale, maka kotak dialog Historical Sale ditampilkan.




Gambar 42 – Memasukkan Saldo Awal Buku Pembantu Piutang


5. Klik drop-down pada Customer Name dan pilih nama pelanggan, cek tanggal pada Date : dan isi saldo awal pelanggan pada Amount Due.
6. Klik tombol Record. Kotak dialog Receivable Balances ditampilkan kembali.
7. Klik tombol Add Sale dan isi saldo awal kartu pelanggan yang lain (ikuti langkah ke-3 sampai ke-5).
8. Klik tombol Close, pada kotak dialog Receivable Balances jika pengisian saldo awal pelanggan selesai.




Gambar 43 – Tampilan Hasil Pengisian Saldo Piutang Telah Dilakukan dengan Benar




Utang Dagang
Mencatat saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha beserta data saldo awal kartu Utang masing-masing pemasok pada dasarnya tidak berbeda dengan mencatat saldo awal rekening Piutang Dagang dan saldo masing-masing pelanggan. Perbedaan pencatatan terletak pada form yang digunakan dalam pengisian saldo Utang yaitu kartu Utang dagang. Menu yang digunakan untuk mencatat saldo adalah Setup – Balances – Supplier Balances .




Gambar 44 – Tampilan Hasil Pengisian Saldo Utang Telah Dilakukan dengan Benar


Persediaan Barang Dagangan
Saldo awal rekening persediaan barang dagangan merupakan kumulatif dari nilai persediaan awal masing-masing barang. Nilai persediaan barang diperoleh dari hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga beli barang tersebut. Pengisian saldo awal barang yang diperdagangkan dapat dicatat melalui modul Inventory – Count Inventory dengan memasukkan jumlah saldo awal barang. Proses memasukkan saldo tersebut melalui menu Count Inventory – kolom Counted sebagaimana dijelaskan pada langkah ke-3 sampai dengan langkah ke-7 pencatatan hasil pengitungan fisik barang dagangan (Stock Opname) berikut ini:


Count Inventory - Menghitung Fisik Barang
Count Inventory digunakan untuk mencatat jumlah barang hasil perhitungan fisik yang berada di gudang (stock opname). Berdasarkan perhitungan fisik, nantinya akan diproses oleh MYOB untuk dibandingkan dengan catatan persediaan barang menurut perhitungan komputer. MYOB telah menyediakan formulir untuk mencatat hasil perhitungan fisik barang yang dapat dicetak melalui menu Reports-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre-Reports-Inventory-Inventory Count.
Langkah untuk menghitung fisik persediaan barang dagangan :
1. Cetak Inventory Count Sheet melalui menu Report-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre-Reports-Inventory-Inventory Count.
2. Catat hasil perhitungan secara fisik ke dalam kolom 1st Count (untuk pencatat pertama) dan/atau 2nd Count (untuk pencatat kedua).
3. Selanjutnya hasil perhitungan tersebut Anda catat dalam kolom Counted pada kotak dialog Count Inventory.




Gambar 45 – Pengisian Jumlah Unit Awal Persediaan Barang Dagangan


4. Klik tombol Adjust Inventory, kotak dialog Adjustment Inventory ditampikan.




Gambar 46 – Pemilihan Kode Rekening untuk Penyesuaian


5. Klik drop-down pada kotak isian dalam Adjustment Inventory, pilih nomor rekening persediaan untuk barang yang bersangkutan.
6. Klik tombol Continue lalu klik Opening Balances, kotak dialog Inventory Adjustment.




Gambar 47 – Opening Balance Check Persediaan Barang Dagangan




Gambar 48 – Pembuatan Jurnal Saldo Awal Persediaan Barang Dagangan


7. Masukkan harga beli/perolehan per unit (unit cost) untuk masing-masing barang persediaan. Lalu klik tombol Record.
8. Selanjutnya lihat jurnal penyesuaian hasil Inventory Adjustment di atas dengan cara klik Transaction Journal.










Gambar 49 – Tampilan Transaction Journal




Rekening Nominal
Rekening nominal atau rekening laba-rugi adalah rekening yang pada akhir periode akuntansi dilaporkan dalam laporan laba-rugi. Rekening nominal dalam MYOB meliputi rekening kelompok pendapatan, harga pokok penjualan, biaya, pendapatan lain dan biaya lain. Awal periode akuntansi dapat dipastikan saldo-saldo rekening nominal adalah nol, misal pada awal periode akuntansi saldo awal rekening nominal diisi, MYOB akan memberi komentar.




Gambar 50 – Tampilan peringatan bahwa:
“Saldo awal rekening nominal (L/R) dari periode tahun lalu tidak bisa dirubah”


Pencatatan saldo rekening nominal jika menggunakan MYOB pada pertengahan periode akuntansi dilakukan dengan menggunakan Modul Account – Record Journal Entry. Lihat gambar 51 berikut ini:






Gambar 51 – Pencatatan saldo rekening nominal




Koreksi Saldo Awal
Kesalahan pencatatan saldo awal dapat diidentifikasi bahwa saldo awal dicatat terlalu besar atau terlalu kecil. Penyebab kesalahan tersebut dapat terjadi pada saldo awal rekening Piutang Dagang, saldo pada kartu piutang atau kedua-duanya. Jika terdapat kesalahan pencatatan saldo awal, maka perlu dibuat koreksi saldo awal agar data menjadi benar (timpa saldo yang salah) baik melalui modul yang bersangkutan maupun dengan melalui jurnal pembalik dan koreksi.
Untuk koreksi saldo awal buku pembantu utang dan piutang bisa juga dikoreksi dengan cara menghapus add sales yang keliru dan buat ulang saldo awal dengan benar. Sedangkan untuk kesalahan pengisian saldo awal buku pembantu persediaan bisa ditangani dengan cara:
 Jika kesalahan terjadi pada jumlah kuantitas (unit) atau harga beli per unit, maka buatlah adjust out untuk item yang keliru tersebut. Setelah diadjust out maka saldo item tersebut menjadi 0. Setelah itu, isikan jumlah unit dan harga beli item tersebut dengan benar (langkah 3-7 dalam menghitung fisik persediaan; halaman 36-38)
 Jika kesalahan terjadi pada penulisan/pemilihan kode rekening yang digunakan untuk penyesuaian, maka proses adjust out dan pengulangan langkah 3-7 (gunakan kode rekening yang benar) dalam menghitung fisik persediaan harus dilakukan untuk semua item list.


Tugas 6: Masukkan semua saldo awal baik untuk rekening riil maupun rekening nominal PT Khansaindo Computama dan lakukan backup file data sampai dengan tugas 6!




Modul Sales


Modul Sales
Fasilitas modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan dengan penjualan tersebut. Selain itu, MYOB juga menyediakan tiga pilihan modul penjualan yaitu mulai dari Quote, Order, Invoice, Receive Payments, dan Transaction Journals. Pada dasarnya pemrosesan data dengan menu Sales hampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansi secara manual.Untuk lebih jelasnya Anda buka menu Sales dari Pulldpwn Menu Command Centres> klik Sales> klik Enter Sales, sehingga muncul tampilan seperti gambar berikut ini:




Gambar 52 – Sales>New/Edit Item>Quote


Enter Quotes
Form ini berguna untuk membuat permohonan (Quote) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Transaksi Quote ini tidak akan dijurnal maupun diposting pada catatan akuntansi perusahaan. Jika Anda telah membuat Quote, maka Quote tersebut dapat dijadikan Order atau bahkan bisa juga langsung dijadikan Sales Invoice kepada bagian penjualan/invoicing. Adapun cara pengisian Quote kurang lebihnya sama dengan cara pengisian Order maupun Invoice yang akan dibahas kemudian.
Contoh: 03/12/2005, diterima permohonan pesanan barang dagangan no. 00001 dari Portable Outlet Centre yang dijanjikan akan dikirim/diterimakan tanggal (promised date) 06-12-2005 dengan rincian (harga belum termasuk PPN) sebagai berikut:
Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah
Prnt 001 HP Printer PSC 1315 3 Rp 390.000,00 Rp 1.170.000,00
N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 2 7.860.000,00 15.720.000,00
======================= T o t a l ======================= Rp 16.890.000,00






Enter Orders
Form ini berguna untuk membuat pesanan (Order) dari pelanggan atas penjualan suatu barang dagangan/item. Ada dua kemungkinan pesanan (Order) bisa terjadi, yaitu:
1. Order yang dilakukan berasal dari Quote yang telah Anda buat sebelumnya.
Untuk itu, Anda hanya tinggal membuka data Quote yang telah dibuat dengan cara klik Sales Register, pilih Quote yang bersangkutan dan kemudian klik Change to Order. Setelah yakin benar dengan isian yang ada (perhatikan tanggalnya berbeda atau tidak dengan tanggal pesan, no. faktur, no. PO), maka untuk menyimpan perubahan Quote ke Order tersebut Anda tinggal klik Record.




Gambar 53 – Tampilan mengubah Quote menjadi Sales Order


2. Order yang dilakukan tanpa Quote.
Order penjualan juga bisa dilakukan secara langsung mengisikannya dari menu Command Centre> klik Sales> klik Enter Sales. Kemudian ubahlah template menjadi ORDER, selanjutnya isikan data Order (sama dengan cara pengisian Quote) yang diperlukan seperti: customer, nomor invoice, tanggal, termin dan data item lainnya yang dipesan. Yang membedakan tampilan Order dengan Quote hanyalah terletak pada bagian bawah sebelah kanan form ada tambahan isian Paid Today, Payment Method, dan Balance Due. Untuk menyimpan hasil pembuatan Order tersebut klik Record.




Enter Invoices
Merupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. Untuk mengaktifkannya klik Sales dari jendela Command Centre dilanjutkan dengan mengklik Enter Sales. Tampilan formulir penjualan barang berbeda dengan faktur untuk penjualan jasa. Proses pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan langkah :
1. Pilih dan klik menu Sales – Enter Sales. Kotak dialog Sales – New Item ditampilkan (lihat gambar 55).
2. Jika tampilan yang muncul bukan Sales – New Item, maka Anda harus klik icon Layout yang ada di bagian bawah form Sales – ….. dan pilih layout yang dikehendaki apakah Item, Service, Profesional, Misellaneous atau Time Billing (Versi 13).




Gambar 54 – Pilihan template layout form Sales Quote/Order/Invoice


3. Klik drop-down dan pilih nama pelanggan pada isian customer, selanjutnya isi data-data transaksi berikut ini.
• Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian pada Customer Card yang bersangkutan.
• Invoice # : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur.
• Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggal transaksi tersebut.
• Customer PO # : diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika ada).
• Kolom Ship diisi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli.
• Kolom Item Number, diisi dengan kode barang yang dijual dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan.
• Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan sesuai dengan kode pada kolom Item Number.
• Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory) angka ini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan.
• Kolom Disc. %, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada).
• Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan).
• Kolom Job, diisi dengan kode job (jika ada).
• Kolom Tax, secara otomatis terisi kode pajak pertambahan nilai/VAT.
• Kotak isian Salesperson : diisi dengan karyawan bagin penjualan (jika ada).
• Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pelanggan (jika ada), komentar ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods.
• Kotak isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods
• Promised Date : diisi dengan kesanggupan membayar jika merupakan penjualan kredit (jika ada).
• Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan
• Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada).
• Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual.
• Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
• Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterima penjual dari konsumen.
• Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang.
4. Klik tombol Record. Proses pencatatan selesai.




Gambar 55 – Pencatatan transaksi penjualan barang dagangan


Mencatat Penerimaan dari Konsumen
Penerimaan uang yang dicatat melalui menu Sales adalah semua penerimaan dari konsumen (Receive payment) yang berhubungan langsung dengan penjualan barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Proses pencatatan penerimaan pelunasan Piutang dilakukan dengan langkah berikut ini.
1. Pilih dan klik modul Sales – Receive Payments. Kotak dialog Receive Payments ditampilkan (lihat gambar 56).
2. Isi semua data transaksi berikut ini:
Contoh: 01/12/2005, diterima pelunasan piutang dari Portable Outlet Centre, no. faktur FPJA-012, tanggal. 30/11/2005, Rp15.000.000,00 (masih dalam masa potongan) dengan no. bukti penerimaan BKM12-1, BG No. POC011205001, jatuh tempo 05/12/2005, BANK MANDALA CAB. PINGIT, no. rek. 033-001-000000002.
• Klik dan pilih salah satu rekening (tipe Detail Cheque atau Detail Credit Card) pada bagian kiri atas kotak dialog Customer Payment – yang berfungsi untuk menampung penerimaan pembayaran (Deposit to Account) atau bisa juga pilih Group with Undeposited Funds tergantung kebijakan akuntansi perusahaan.
• Klik drop-down dan pilih pelanggan yang membayar pada kotak Customer , dalam kasus ini Portable Outlet Centre.
• Pada kotak ID # : secara otomatis terisi kode penerimaan kas (customer receipts) CR000xxx, jika Anda menghendaki keterangan yang lain isi secara manual pada bagian ini (misalnya BKM12-1).
• Kotak Date : secara otomatis terisi tanggal sesuai dengan sistem komputer, jika tidak sesuai bagian ini dapat diedit.
• Kotak Amount Received : isi dengan jumlah yang dibayar oleh pelanggan atau konsumen dengan cara klik isian ini setelah kolom Amount Received diisikan, maka secara otomatis langsung terisikan.
• Kotak Memo : secara otomatis terisi penjelasan jurnal, ganti keterangan lain jika Anda memerlukan.
• Kolom Amount Applied : diisi dengan pendistribusian angka dari kotak isian Amount Received.
• Finance Charge : diisi dengan banyaknya jumlah denda yang dikenakan perusahaan kepada pelanggan atas keterlambatan pelunasan piutang yang bersangkutan.








Gambar 56 – Pencatatan transaksi penerimaan pelunasan piutang dagang
3. Klik tombol Record, maka kotak dialog gambar 57 akan ditampilkan (Versi 13).
4. Klik tombol Print Later untuk menunda pencetakan faktur atau kredit memo atas diskon pelunasan yang telah diberikan.




Gambar 57 – Kotak dialog pencetakan faktur/memo kredit


5. Proses pencatatan transaksi selesai.




Sales Return & Credits
Merupakan formulir khusus untuk mencatat terjadinya transaksi retur penjualan. Untuk melakukan pencatatan transaksi retur penjualan caranya sama dengan cara pencatatan transaksi penjualan. Bedanya pada pencatatan transaksi retur penjualan untuk kolom Ship didisikan dengan angka negatif/minus.
Dalam setiap entry transaksi retur penjualan ada 2 (dua) tahapan yang wajib Anda lakukan, yakni:
1. Pilih dan klik menu Sales – Enter Sales, lalu lengkapi isian data invoice yang ada dengan memasukan angka negative/minus pada kolom Ship dan akhiri dengan klik Record. Intinya pada tahapan ini, yang Anda lakukan adalah membuat faktur negatif.
2. Membebankan faktur negatif di atas ke faktur lainnya yang bernilai positif dan masih outstanding atau berstatus open (Apply to Sales) atau bisa juga dengan cara mengembalikan sejumlah uang tunai (Pay Refund) sesuai dengan nilai faktur negatif tersebut jika transaksi retur terjadi berasal dari penjualan tunai. Adapun langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut ini:
a. Klik menu Sales> buka form Sales Register, pilih bagian/tab Return & Credits.
b. Isikan ID# dan tanggal melakukan retur serta isikan nilai retur pada isian Amount Applied untuk diperhitungkan dalam faktur penjualan kepada pelanggan bersangkutan yang berstatus open.
c. Klik Record, proses retur penjualan dan pengkreditan rekening piutang dagang selesai.


Contoh: 09/12/2005, diterima retur penjualan barang dagangan dari Portable Outlet Centre Yogyakarta atas faktur no. FPJ12-1 tanggal 06/12/2005 dengan harga pokok sbb:


Prnt 001 HP Printer PSC 1315 1 @ Rp 325.000,00






Gambar 58 – Pencatatan retur penjualan




Gambar 59 – Sales Register> Returns & Credits




Gambar 60 – Settle Returns & Credits
Modul Purchases


Purchases dan Purchase Order/Quote
Merupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa, untuk mengaktifkannya klik Purchase dari menu Commend Centre dilanjutkan dengan mengklik Enter Purchase. Dalam bisnis biasanya pembelian barang dagangan melalui tiga cara, pertama langsung ke proses pembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian, kedua melalui tahap pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan sebelumnya, dan ketiga melalui tahap permohonan pesanan dari bagian gudang ke bagian pembelian.. Pembelian cara yang pertama dicatat dengan istilah Purchase (Bill), proses pemesanan barang pada cara yang kedua dicatat dengan istilah Purchase Orders (Order), sedangkan cara ketiga dicatat dengan istilah Purchase Quote (Quote). Pencatatan pembelian barang dagangan atau jasa (purchase) dalam MYOB accounting pada dasarnya sama dengan penjualan yang bersifat berlawanan/berkebalikan. Berikut ini adalah pemrosesan data pembelian dengan MYOB Accounting:
Contoh: 10/12/2005, dipesan (order) barang dagangan secara kredit kepada PT Buana Komputindo dengan perincian:
Kode Nama Barang Unit Harga Satuan Jumlah
N-EPC 001 HP Pav. dv 1121 EPC 4 Rp 5.450.000,00 Rp 21.800.000,00
N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 4 6.760.000,00 27.040.000,00
Sub Total Rp 48.840.000,00
PPN/VAT 4.884.000,00
Freight 350.000,00
Down Payment 27.037.000,00
====================== T o t a l ====================== Rp 27.037.000,00


1. Pilih dan klik menu Purchases – Enter Purchases. Kotak dialog Purchases - New Item ditampilkan.




Gambar 61 – Pencatatan transaksi order pembelian barang dagangan
2. Isi data yang terkait dengan transaksi berikut ini :
• Klik tamplate menjadi Order.
• Supplier, kilk dan pilih pemasok.
• Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian pada isian Company Information (dalam kasus ini perusahaan - PT Buana Komputindo).
• Purchase : secara otomatis terisi nomor faktur pembelian. Anda dapat mengganti isian lain jika diperlukan.
• Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai ketik secara manual tanggal transaksi tersebut.
• Supplier Inv # : diisi nomor faktur dari penjual (jika ada).
• Kolom Received ; diisi dengan jumlah barang yang dibeli atau dikirim oleh pemasok.
• Kolom Backorder : diisi dengan angka (selisih) jika jumlah barang yang dkirim pemasok lebih kecil dari yang dibutuhkan.
• Kolom Item Number : diisi dengan kode barang yang dibeli dengan dengan cara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhiri memilih kode barang yang bersangkutan.
• Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item Number.
• Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory), angka ini dapa diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan.
• Kolom Disc%, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada).
• Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (dikurangi potongan).
• Kolom Job, diisi dengan kode Job (jika ada).
• Kolom Tax, secara otomatis terisi dengan kode pajak (akan dijelaskan lebih lanjut)
• Kotak isian Sales Person : diisi dengan nama karyawan bagian penjualan pemasok (jika ada).
• Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan kepada pemasok (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu Sales – Comments & Ship Methods
• Promised Date : diisi dengan tanggal pengiriman barang yang dijanjikan/disepakati.
• Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang bersangkutan.
• Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada).
• Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual.
• Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
• Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterima penjual dari konsumen.
• Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Utang Dagang.
3. Klik tombol Record. Apabila dari transaksi tersebut, ada pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok, sebelum transaksi tersebut diproses kemudian form dialog konfirmasi kode pajak dan verifikasi uang muka/pembayaran sebagian ditampilkan.






Gambar 62 – Tampilan konfirmasi kode pajak dan verifikasi uang muka/pembayaran sebagian


4. Karena Anda belum memiliki kode rekening uang muka pembelian (Deposits With Suppliers), maka kotak peringatan di samping akan dimunculkan. Untuk itu, Anda harus membuatkan kode rekening tersebut sekaligus melakukan Setup Linked Accountnya kembali.








Gambar 63 – Tampilan pembuatan kode down payment pembelian & setup purchases linked accounts
5. Klik tombol OK, proses pencatatan transaksi selesai.




Pembayaran Kepada Pemasok
Pembayaran yang dicatat melalui menu Purchases adalah semua pembayaran yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (Pay Bills) berhubungan langsung dengan pembelian barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Misalnya, angsuran/pelunasan utang dagang yang disebabkan transaksi pembelian barang/jasa sehingga menyebabkan rekening utang usaha (dagang) berkurang, dan pembayaran uang muka (down payments) kepada pemasok dicatat dalam rekening uang muka kepada pemasok.
Ada beberapa kemungkinan transaksi dalam hal pembayaran utang kepada pemasok, yaitu:
1. Membayar utang dengan pilihan langsung ke cash/transfer.
2. Membayar utang sebuah faktur lunas yang masih dalam masa potongan.
3. Membayar utang mellewati batas waktu jatuh tempo, sehingga dikenakan denda pembayaran.
4. Membayar utang dengan Electronic Payments.
5. Membayar utang pada kasus order sebagai uang muka yang tanggal pembayarannya tidak sama dengan tanggal pembuatan order.
Penjelasan secara lengkap pembayaran kepada pemasok adalah sebagai berikut:
Contoh: 02/12/2005, dikeluarkan cek no. YK001 sebesar Rp4.200.000,00 untuk membayar sebagian utang kepada PT Glenmore Computa, no. faktur FPBX-057 tgl. 29/11/2005 senilai Rp4.400.000,00 (masih dalam masa potongan – potongan pembelian sebesar Rp200.000,00).
1. Pilih dan klik menu Purchases – Pay Bills. Kotak dialog Pay Bills ditampilkan.
2. Isi data yang terkait dengan transaksi berikut ini :
• Pay From Account: Cash/bank yang dipakai untuk membayar utang dagang kepada pemasok.
• Balance: Menunjukkan saldo terakhir sebelum transaksi diproses.
• Supplier: Kilk dan pilih pemasok di mana utang perusahaan akan dibayar.
• Payee: Secara default muncul alamat pemasok. Anda masih dapat memilih alamat lain yang telah Anda isikan saat mengisikan data supplier. Tersedia lima macam pilihan yaitu: Address1 – Address 5.
• Memo: Secara default langsung dimunculkan tulisan Payments: nama supplier yang akan dibayar. Anda juga masih dapat menggantinya bila dikehendaki.
• Cheque Number: Diisi dengan nomor cek yang digunakan untuk membayar utang di atas.
• Date : Diisi dengan ttanggal pembayaran utang, jika tidak sesuai ketik secara manual tanggal transaksi tersebut.
• Amount : Ketikkan jumlah yang dibayarkan.
• Amount Applied: Isikan baris faktur mana saja yang dibayar
3. Klik tombol Record untuk menyimpan entry data transaksi di atas.
4. Klik icon Journals di bagian bawah form untuk melihat jurnal yang telah dibuatkan oleh MYOB atas pengisian data transaksi yang telah Anda lakukan.


Gambar 64 – Pencatatan transaksi pembayaran sebagian utang dagang


Catatan: Perlu Anda ketahui bahwa software MYOB Accounting hanya akan memperhitungkan diskon pembelian apabila utang dalam satu faktur dibayar penuh/lunas. Pada kasus di atas, utang yang dibayarkan hanya sebagian padahal masih dalam masa potongan. Untuk itu Anda bisa mensiasati dengan cara membuatkan jurnal umum untuk mengakui adanya potongan/diskon pembelian sebagaimana ditampilkan pada gambar berikut ini:




Gambar 65 – Pencatatan diskon pembelian atas transaksi pembayaran sebagian utang dagang
Modul Banking


Banking
Modul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang dilakukan berkaitan dengan rekening cash/bank baik menggunakan cek maupun kartu kredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening cash/bank dan atau utang. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek (spend money), deposito (receive money), pencetakan cek (print cheques), rekonsiliasi catatan perusahaan dengan catatan bank (reconcile accounts), electronic payments, dan jurnal transaksi.
Untuk dapat menggunakan modul banking Anda dapat membukanya melalui pulldown menu (menu bar)> Command Centres> Banking> … atau bisa juga menggunakan menu toolsbar Command Centre.


Spend Money
Spend Money digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan oleh perusahaan, slip pengeluaran kas di tangan, kas kecil atau penggunaan kartu kredit sehubungan dengan transaksi yang terjadi selain untuk membayar utang dagang. Jika Anda hendak membayar utang dagang, maka akan dicatat melalui menu Purchase – Pay Bills. Transaksi ini menyebabkan saldo rekening yang bertipe Detile Cheque dan Detail Credit Card berubah.
Apabila pengeluaran menggunakan rekening bank, maka dalam catatan MYOB saldo bank bersangkutan akan berkurang walaupun sangat mungkin cek tersebut belum dicairkan sehingga belum berpengaruh dalam catatan bank. Transaksi semacam ini dapat manjadi peyebab ketidakcocokan saldo menurut catatan perusahaan dengan catatan bank sehingga diperlukan rekonsiliasi pada saat tertentu. Adapun langkah-langkah untuk melakukan pengisian data spend money adalah sebagai berikut:
Contoh: 03/12/2005, dibeli perlengkapan kantor Rp350.000,00 dan sekaligus membayar biaya reparasi mesin ketik Rp150.000,00 pada Toko Siswa Muda, Jl. Urip Sumoharjo No. 212, Yogyakarta secara tunai dengan no. bukti pengeluaran dana kas kecil VKK12-1.
• Dari toolsbar klik icon Banking> klik Spend Money, maka muncul tampilan berikut ini:




Gambar 66 – Pencatatan pengeluaran kas kecil pada satu tanggal
• kotak pilihan pay from account: klik drop-down (rekening tipe detail cheque dan Detail Credit Card ditampilkan), dan pilih salah satu rekening yang digunakan untuk membiayai pengeluaran.
• Balance menunjukkan saldo rekening tersebut sebelum digunakan untuk transaksi.
• Kotak pilihan Card: klik drop-down dan pilih salah satu pilihan jika telah dibuatkan kartu untuk pihak yang dibayar (vendor atau payee – lihat penjelasan dalam modul Card File).
• Kotak isian Payee: secara otomatis terisi alamat pihak yang dibayar jika pada kotak pilihan card telah terisi. Apabila pada kotak isian Card kosong, bagian ini dapat anda isi pihak yang dibayar.
• Kotak isian memo: isi keterangan singkat yang menjelaskan transaksi tersebut.
• Kotak isian Chanque Number: terisi/diisi nomer cek yang dikeluarkan atau slip pengeluaran.
• Kotak isian date: diisi dengan tanggal transaksi.
• Kotak isian Amount: diisi dengan jumlah dana yang dikeluarkan.
• Bagian kiri file Allocation, secara otomatis terisi nama rekening dari nomor yang telah diisikan disebelah kiri. Kolom Amount diisi angka yang sama pada kotak isian Amount disebelah kanan atas atau dengan cara mengklik mouse pada kolom tersebut.
• Kolom job, diisi dengan kode job
• Kolom Tax, diisi dengan kode pajak (jika ada – baca pembahasan Tax code List)
• Klik tombol Record. Proses pencatatan transaksi selesai.


Receive Money
Reiceive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Fasilitas menu Reiceive Money digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo rekening tipe Detail Cheque atau mengurangi saldo rekening Detail Credit Card. Transaksi-transaksi yang dicatat menggunakan fasilitas ini adalah jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari pelanggan (customer), seperti Penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank, pelunasan pinjaman dari karyawan, penjualan aktiva tetap, dan lain sebagainya.


Prepare Bank Deposit
Menu ini digunakan untuk melakukan proses penyetoran dana ke bank dan juga pencairan cek/giro yang diterima dari customer atau card file lainnya. Anda dapat melakukan pencairan (clearing) untuk beberapa jenis cek/giro dari beberapa bank pada satu tanggal tertentu. Pada prinsipnya proses pencairan cek/giro dalam menu ini adalah memindahkan saldo rekening dana belum disetor (undeposited funds) ke rekening kas bank. Anda juga dapat menyetorkan sejumlah dana tertentu dan sekaligus melakukan pencairan atas sejumlah BG/cek yang diterima perusahaan dengan cara berikut ini:
Contoh: 05/12/2005, dilakukan penyetoran uang tunai dengan bukti setor no. BSB12-1 ke rekening bank perusahaan atas penerimaan tgl. 05-12-2005 dari Toko Karuan Jaya sekaligus pencairan BG yang diterima dari Portable Outlet Centre tgl. 01-12-2005. Lihat penjelasan pokok bahasan tentang Prepare Bank Deposit.
1. Klik Banking pada tampilan menu toolsbar Command Centre.
2. Klik Prepare Bank Deposite, maka akan muncul tampilan seperti tampak pada gambar ???.
3. Lengkapilah data isian yang ada atau sesuaikan data isian dengan kondisi transaksi yang dimaksud dengan benar. Biasanya yang perlu diganti adalah isian tentang ID# (no. bukti setoran) dan tanggal penyetoran dilakukan sesuai dengan kebijakan yang diterapkan perusahaan.
4. Klik kolom Deposit hingga muncul tanda silang (x) yang berarti kolom Amount terpilih akan disetorkan/dipindahkan jumlahnya ke rekening kas bank.
5. Atau klik tombol icon All dibagian bawah form bila Anda hendak melakukan penyetoran maupun clearing semuanya sekaligus.
6. Klik Record, proses penyetoran dan clearing selesai.




Gambar 67 – Pencatatan penyetoran dana ke bank & pencairan giro/cek


Modul Accounts - Record Journal Entry
Record Journal Entry (lihat gambar 51 – Pencatatan saldo rekening nominal) digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui menu Banking, Sales, Time Billing, Purchases dan Payroll. Contoh transaksi (lihat gambar 51 – Pencatatan saldo rekening nominal) yang dicatat melalui menu Record Journal Entry:
• Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kas kecil
• Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa kegiatan utama perusahaan.
• Pembelian aktiva tetap, secara tunai maupun kredit.
• Utang selain utang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utama perusahaan.
• Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal
• Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misalnya pendapatan bunga bank, sewa ruang
• Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaran pajak
• Biaya lain-lain,seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, denda, dan lain-lain.